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Il 90% delle persone utilizza Gmail non conosce gli enormi vantaggi che la casella e-mail di Google fornisce gratuitamente! Vuoi far parte del 10%?

I vantaggi che ti offre Gmail rispetto ad altri servizi di post elettronica:
✅ Avere infinite e-mail, gestite da un unico indirizzo;
✅ Ritirare l’invio di una mail inviata per sbaglio;
✅ Inviare/riceve da Gmail con l’indirizzo mail aziendale;
✅ Mandare risposte automatiche;
✅ Condividere un indirizzo con un team di persone;
✅ Bloccare spam ed indirizzi mail dannosi.

Come puoi vedere i vantaggi sono molti rispetto alle classiche caselle e-mail, ma la cosa più incredibile è che la maggior parte delle persone non ha idea del fatto che questi servizi vengono offerti gratuitamente da Google.

Una volta scoperte le scorciatoie che ti mostrerò in questo articolo, avrai tutti i vantaggi che ti ho elencato in pochissime e semplici mosse.

Questo ti semplificherà di molto la vita personale e professionale!

⬇️ Usa Gmail come un vero esperto! ⬇️

Ecco di cosa parleremo:

Il potere del simbolo “+”

Normalmente un indirizzo Gmail si compone così:

nome.utente@gmail.com

Utilizzando il simbolo “+” possiamo allungare il nostro indirizzo mail a piacimento inserendo sia numeri che lettere in base alle nostre esigenze.
Ad esempio se dobbiamo lasciare l’email per l’iscrizione alla newsletter, potremmo lasciare questa mail:

nome.utente+newsletter@gmail.com

Così facendo quando riceveremo le mail della newsletter a cui ci siamo iscritti, avremo già l’etichetta (tag) “newsletter” abbinato alla mail.
Questo ci permetterà di ricevere tutte le mail in un’unica casella ma di poter avere vari indirizzi collegati. Indirizzi che ci danno la possibilità di tenere traccia delle varie mail che arrivano sulla nostra casella di posta elettronica, migliorando notevolmente gestione e ordine.

Infatti all’interno di Gmail è tutto organizzato tramite le etichette, che ti permettono in pochi clic di avere tutto sotto controllo, in modo automatico o manualmente.

Possiamo anche iscriverci ad un portale o ad un sito internet usando questo particolare sistema, è un indirizzo mail a tutti gli effetti ma modificabile a nostro piacimento direttamente quando lo scriviamo. In questo modo possiamo iscriverci anche più volte ad uno stesso sito internet, ricevendo tutte le mail su un’unica casella di posta.

Un’altra soluzione può essere quella di usare una mail apposta per lo spam, ad esempio:

nome.utente+spam@gmail.com

E’ la tua mail, punto e basta!

Ti do una notizia bomba: Gmail ignora completamente i punti se si trovano prima della chiocciola @.

Per Gmail questi indirizzi mail sono identici, per questo la posta arriverà SEMPRE e solo sull’indirizzo mail originale.

nome.utente@gmail.com
nomeutente@gmail.com
nome.utente.@gmail.com
no.me.ute.nte@gmail.com
n.o.m.e.u.t.e.n.t.e@gmail.com

Anche questo trucco può aiutarci a non perdere nessuna mail ed a usare indirizzi mail differenti all’interno di un unico sito internet.

Un trucco simile è la possibilità di cambiare anche la fine dell’indirizzo mail, usare @gmail.com e @googlemail.com è indifferente, nell’esempio qui sotto le mail arriveranno sempre e solo al nostro indirizzo!

nome.utente@gmail.com
nome.utente@googlemail.com

I metodi che ti ho elencato fino ad adesso sono utilizzabili anche contemporaneamente, capisci cosa vuol dire?
Hai la possibilità di gestire infiniti indirizzi mail comodamente da un unico account Gmail!

Annullare l’invio di una mail

Gmail ti offre la possibilità di annullare l’invio di una mail entro 30 secondi! Vediamo come!

Per prima cosa, ti consiglio di aspettare e contare fino a 10 prima di cliccare INVIA. Riflettendo un attimo vi risparmierete ansie e problemi inutili.

Ma se quei 10 secondi non li vuoi proprio aspettare puoi andare sulle Impostazioni di Gmail.

La funzione per annullare l’invio di una Email in Gmail, non è un richiamo di un’email già inviata, ma un ritardo impostato prima che il messaggio venga effettivamente spedito al server del destinatario.

Apri Gmail, vai in Impostazioni e poi su Generali trova ed attiva l’opzione Annulla invio, imposta entro quanti secondi e salva usando il pulsante in fondo alla pagina. Prova adesso ad inviarti un messaggio e verifica che, dopo aver premuto Invio, compaia una scritta gialla in alto con scritto: Il messaggio è stato inviato. Annulla Visualizza messaggio.

A questo punto puoi premere Annulla per evitare che il messaggio arrivi a destinazione. La scritta gialla rimane visibile per circa 30 secondi, trascorsi i quali non si potrai fare più nulla per evitare che quel messaggio venga recapitato.

Gmail-messaggio-inviato-annullare-annulla-invio

Puoi avere la stessa funzione anche nell’app Gmail sia su Android e che su iPhone che ti permetterà di annullare l’invio di un messaggio Email spedito con lo smartphone entro alcuni secondi.

Come hai visto quindi, non c’è un modo efficace per annullare l’invio di Email dopo la spedizione quindi, prima di cliccare il pulsante di Invio, meglio fermarsi un attimo e pensarci due volte.

Usare risposte automatiche

Le risposte automatiche sono fondamentali per rispondere velocemente a determinati messaggi.

Questa funzione si attiva in Impostazioni > Generale > Risposte automatiche che trovi in fondo alla pagina (ricordarti sempre di premere Salva in fondo alla pagina quando attivi o disattivi una funzione).

In quali casi questa funzione è fondamentale?
Io la uso spesso quando sono in ferie e devo impostare una risposta automatica che spiega quando tornerò disponibile o come contattarmi in caso di emergenza.

risposta-automatica-impostazioni

Login e Logout da remoto

È possibile accedere a Gmail da più computer, smartphone e tablet, tutti nello stesso momento e  a volte, si potresti rimanere loggato anche quando non vorresti, ad esempio su un PC pubblico o a casa di un amico.

Sia le App che i software Gmail sono compatibili con qualsiasi tipo di dispositivo moderno.

Per scollegare le sessioni da remoto, apri Gmail, scorri la pagina verso il basso e, sulla destra clicca su Dettagli dove trovi scritto Ultima attività dell’account.

Nella finestra qui sotto, trovi tutte le sessioni attive che possono essere terminate.

login-logout-gmail-remote-control

Inviare email da un indirizzo diverso

Gmail può funzionare come client centralizzato per inviare (e ricevere) con altri account di posta NON Gmail.

In Impostazioni, trovi la scheda Account e Importazione per aggiungere altri indirizzi in “Invia messaggio come“.
Collegando l’account e verificandolo tramite gli accessi potrai appoggiarti su Gmail per la gestione anche di account aziendali del tipo: info@nomeazienda.it

Guarda qui sotto la sequenza che devi svolgere per inviare e-mail con indirizzi aziendali di webmail con il tuo account Gmail:

indirizzo-mail-integrazione-webmail-Gmail
indirizzo-mail-integrazione-webmail-Gmail-SMTP

Selezionare tutti i messaggi per davvero

Per selezionare tutti i messaggi in una lista Gmail, devi cliccare sulla casella di controllo nell’angolo in alto a sinistra.
In questo modo però vengono selezionati solo quelli visibili nella pagina e la selezione è limitata a 50 o 100 messaggi.
Puoi però cliccare sul link in giallo Seleziona tutti i messaggi … per selezionare un’intera categoria o tutti i messaggi.
Come puoi vedere nell’esempio qui sotto ⬇️

 Seleziona-tutti-messaggi-Gmail

Accessi multipli sull’account Gmail

Permettere ad altre persone di accedere al nostro account Gmail

L’ideale per un team di persone: è la possibilità di avere un accesso personalizzato per entrare all’interno di un account Gmail, dando la possibilità ai tuoi collaboratori di leggere e inviare messaggi email per conto tuo.

Integrazione ecosistema Google Drive

Tramite l’integrazione a tutti i sistemi di Google, oltre che a poter creare un evento nel Calendario Google con un semplice clic da una mail, possiamo integrare gli allegati rendendoli anche modificabili tramite il semplice pulsante di Google Drive.

Possiamo selezionare i file che vogliamo condividere e in pochi e semplici clic abbiamo creato gli allegati dalla nostra mail.

Modalità riservata per le email confidenziali

Grazie a questa modalità possiamo scrivere mail assolutamente private e personali, avendo una sicurezza in più per quanto riguarda la privacy e la riservatezza che il nostro messaggio contiene.

Gmail supporta le email confidenziali in modo da poter spedire informazioni a qualcuno senza che possano essere letti da estranei e senza dare possibilità di poter conservare la mail in nessun modo.

Per inviare messaggi con scadenza e protetti con password in Gmail devi semplicemente scrivere un nuovo messaggio oppure rispondere ad una mail ricevuta.

Modalità-riservata-email-confidenziali-funzione-Gmail

Nella finestra di composizione della mail, premi il pulsante in basso, un’icona con un lucchetto e un orologio sopra, nella riga del tasto Invia.

Premendo quel tasto, si apre la finestra di configurazione della modalità riservata ed è possibile scegliere se attivare una o entrambe le opzioni in basso:

Imposta Scadenza: per fare in modo che il messaggio venga eliminato automaticamente dalla casella di posta del destinatario dopo una settimana, dopo un giorno, dopo un mese, dopo 3 mesi o dopo 5 anni.
La data di scadenza la trovi accanto al menu di selezione in modo da sapere immediatamente quando scade l’email.

Richiedi passcode via SMS: questa opzione significa che la password necessaria per leggere la mail può essere inviata via SMS al contatto oppure no.

Attenzione: In questa modalità privata e riservata di Gmail non sono supportati gli invii di allegati e file.
Questo perché il destinatario non potrà scaricare, stampare, copiare e inoltrare il messaggio ricevuto in questa modalità, ma potrà comunque fare uno screenshot per salvarlo come immagine, scriverlo a penna su un foglio oppure scattargli una foto col telefono.

C’è anche la possibilità di distruggere un messaggio inviato prima della sua scadenza: dalla casella delle mail inviate premi il pulsante con tre pallini accanto al tasto Rispondi, per trovare l’opzione “revoca accesso“.

Hai dubbi su come utilizzare questi “trucchi”?